Nextcloud: automatizácia
Menej ručnej práce okolo súborov. Nastavíte pravidlá typu „keď sa stane toto, urob tamto“ bez toho, aby ste programovali celý systém.
Workflow Engine (Flow)
V administrácii alebo pre pokročilých používateľov nastavíte pravidlá. Udalosť spustí akciu: presun, štítok, email alebo webhook.
Technické detaily (API, logy) nájdete na technickej stránke.
Nahratie súboru
Keď súbor pristane v zložke, systém pošle notifikáciu, pridá štítok alebo ho presunie do spracovania.
Štítky a prístup
Súbor označený ako dôverný môže mať obmedzené sťahovanie pre vybrané skupiny.
Formát a archív
Word v zložke na schválenie sa skonvertuje do PDF a originál sa presunie do archívu.
Webhook
Udalosť na serveri spustí HTTP volanie do ERP, CRM alebo vlastného skriptu.
Príklady z praxe
- Faktúry: upload do „Účtovníctvo/inbox“ → email účtovníkovi + štítok „Na spracovanie“.
- HR: nový scan zmluvy → presun do zložky zamestnanca + notifikácia personalistke.
- Obchod: ponuka v PDF do „Leady/2025“ → kópia do archívu po 90 dňoch podľa pravidla.
- Projekty: súbor do zdieľanej zložky projektu → aktivita v tíme + úloha v Tasks pre zodpovedného.
- Partneri: upload z externého odkazu → webhook do interného portálu + kontrola antivírusom (ak je zapnutá).
- Compliance: štítok „GDPR obmedzené“ → zákaz verejného odkazu, len interné skupiny.
Čo získate
- Menej zabudnutých krokov v procesoch okolo dokumentov.
- Jednotné správanie pre celý tím, aby každý nešiel vlastnou cestou.
- Možnosť postupne pridávať pravidlá bez veľkej migrácie.
Zložité viackrokové scenáre riešime v rámci integrácie na spravovanom VPS.